Blogg | Artikel

Så får du ut mer av era pulsmöten

Vilka är fördelarna med pulsmöten och hur genomför man dem? I denna guide går vi igenom olika typer av pulsmöten, roller och ansvar, tips för att hålla effektiva möten samt hur digital daglig styrning med Boards on Fire kan göra dem både smidigare och mer överskådliga.

Hur Boards on Fire effektiviserar dina pulsmöten

Vi på Boards on Fire älskar pulsmöten och vet vad som krävs för att de ska fungera smidigt och effektivt. Med vår digitala lösning för daglig styrning får du allt samlat på ett och samma ställe: nyckeltal, checklistor, bemanningstavlor, avvikelsehantering och verktyg för ständiga förbättringar. Informationen kan snabbt visualiseras och aggregeras över hela organisationen, vilket gör det lätt att följa upp viktiga nyckeltal och fatta beslut.

Med Boards on Fires lösning för digital daglig styrning kan du minska dubbelregistrering och lagra viktig data. Tidigare beslut och åtgärder blir lättillgängliga och du kan enkelt spåra utveckling över tid, analysera trender och driva kontinuerliga förbättringar. 

Våra tavlor är helt anpassningsbara, så vi kan skapa den perfekta lösningen för just ert team och era processer.

Redo att komma igång med digital daglig styrning i Boards on Fire? Klicka här!

Vad är ett pulsmöte?

Ett pulsmöte kan beskrivas som ett kort och återkommande möte som inträffar dagligen och som syftar till att följa upp verksamhetens mål, lyfta fram viktiga frågor och identifiera avvikelser som behöver åtgärdas. Mötet brukar hållas kort, omkring 15 minuter, för att fokusera på det mest väsentliga.

Dagliga pulsmöten gör det möjligt att tidigt upptäcka problem, delegera uppgifter, lyfta förbättringsförslag och mycket mer. Detta kan i sin tur leda till högre arbetsmoral och ett ökat samarbete.

Tre olika typer av pulsmöten

Hur ett pulsmöte ser ut kan variera något beroende på syfte och behov. Men man brukar dela upp dem i tre huvudsakliga typer. Gemensamt för samtliga är att de är runt 15 minuter, där teamet snabbt får en överblick över läget och kan samordna sitt arbete.

  • Informationsmöten. I dessa möten turas deltagarna om att kort presentera vad de arbetar med just nu. Frågor och svar kan dyka upp under presentationerna, vilket gör att hela teamet får samma information och en tydlig bild av läget i verksamheten.
  • Koordinationsmöten. Liknar informationsmöten, men med fokus på att dela den information som teamet behöver för att arbeta effektivt. Ingen specifik person behöver leda mötet, men det är fortfarande fördelaktigt att ha en agenda förberedd i förväg.
  • Dialogmöten. Används för djupare diskussioner där alla deltagare både pratar och lyssnar aktivt. Syftet är att utforska vad som behöver göras och varför, samt att engagera teamet i beslut och idéer. Genom dialoger skapas förståelse, säkerhet och delaktighet.

Roller och ansvarar under mötet

I de flesta fall leds pulsmöten av en person med ledande ansvar, till exempel en produktionsledare, som ser till att mötet håller tid, följer agendan och behåller fokus. Som nämnts i avsnittet "Tre olika typer av pulsmöten" kan ledarrollen dock variera beroende på mötets syfte och behov.

Alla deltagare ansvarar för att dela relevant information, lyssna aktivt och följa upp sina uppgifter. Teamet som helhet har ansvar för att dokumentera beslut och säkerställa att åtgärder genomförs.

Så håller du effektiva pulsmöten

  • Skapa ett möte som teamet vill delta i. Uppmuntra alla att bidra aktivt, gör det till en positiv daglig rutin och fyll det med engagemang och relevanta insikter. Dela något roligt, inspirerande eller positivt som händer i teamet eller i verksamheten i stort, eller varför inte lyfta särskilda insatser? Det sätter tonen och gör att alla blir engagerade från start. 
  • Inkludera några minuter för feedback och frågor. Innan pulsmötet avslutas är det klokt att avsätta några minuter för feedback och frågor. Ofta uppstår viktiga synpunkter eller klargöranden i slutet av mötet, och dessa minuter ger teamet möjlighet att snabbt ta upp det som behöver diskuteras utan att störa mötets huvudfokus. Det stärker förståelsen, säkerställer att alla är på samma sida och skapar en öppen dialog.
  • Skriv upp de ämnen som tas upp under hela mötet. Även om mötena är korta är det fortfarande en bra idé att notera allt som diskuteras, som samtliga medarbetare sedan kan följa upp. Vissa ämnen kan behöva ses över vid ett senare tillfälle, genom att skriva upp dessa säkerställer du att de inte glöms bort. 

Tre saker du bör undvika

1. Peka finger. Att anklaga någon framför teamet kan göra den anställde obekväm eller utsatt. Spara istället sådana frågor till ett individuellt möte.
2. Ta upp för mycket information. För mycket innehåll kan skapa förvirring och otydlighet, vilket tar tid eller fokus från det som verkligen är viktigt. Spara större frågor till ett längre veckomöte.
3. Gå över tiden. Håll mötet kort och fokuserat för att respektera allas tid och säkerställa att det blir effektivt.

Snabb checklista för effektiva pulsmöten

  • Kort och frekvent (max 15 minuter).
  • Tydlig agenda och rollfördelning.
  • Dokumentera beslut och nästa steg.
  • Undvik fingerpekande och överinformation.
  • Engagera hela teamet, även digitalt.

Läs mer om våra olika paket och tilläggsfunktioner!

https://www.datocms-assets.com/56488/1744200650-boardsonfire-ellen-citron.jpg

Ellen Citron

Marketing Coordinator

Händer på Boards on Fire

Senaste från bloggen

Gratis webbdemo

Vi kan berätta allt om Boards on Fire. Men det är enklare att visa. En snabb webbdemo ger dig grunderna i våra lösningar.