“Våga vara dryg” – framgångsrik daglig styrning med Jonas Jadling 

Vi satte oss ner med Jonas för ett samtal om ledarskap, resan från analoga till digitala system och vikten av att våga vara dryg. 

Rollerna har som nämnts växlat under åren, eller vad sägs om; operatör, teamledare, driftledare, produktionsledare, produktionschef, underhållschef, platschef och vd. Och i takt med detta har förstås perspektiven vidgats och erfarenheten byggts ut. 

Hur väcktes ditt intresse för det här med att träna fram gemensamma arbetssätt i en verksamhet? 

– I rollen som ledare kan jag faktiskt peka på ett enskilt projekt som blev en ögonöppnare för mig. Efter investeringen i en ny maskinpark till justerverket på ett sågverk i Skinnskatteberg ansvarade jag för uppstart och vidare drift. Jag gick in med inställningen att det här det är ett teknikberoende projekt. Jag tänkte alltså initialt att det var nya maskiner som skulle leverera resultaten vi önskade. Men insåg snabbt att det är hur vi jobbar med dem som är avgörande, inte maskinerna i sig, berättar Jonas och fortsätter: 

– Du måste sätta människan i centrum för att göra tekniken användbar. I projektet med justerverket var vi tvungna att hitta och träna in helt nya arbetssätt för att få utväxling på investeringen. För att lyckas i en sådan situation måste du skapa delaktighet och få med alla medarbetare på resan. I det här fallet blev 5S och ett strukturerat förbättringsarbete viktiga delar av lösningen. Vi började i stort sett från noll och steg för steg jobbade vi med att skapa ordning och reda och minimera slöserier. 

Vilka var de största utmaningarna? 

– Den största utmaningen generellt är att sätta av tiden, och så var det även i projektet ovan. Som ledare måste du våga ge utrymme att lära även när du möter motstånd. Både bland medarbetare och från chefer högre upp kommer du höra “det där har vi inte tid med” när du tar av värdefull produktionstid, även om målet i slutändan är att vinna mer produktionstid. På sågverket i Skinnskatteberg talade resultaten för sig själva. Vi ändrade förbättringskulturen från grunden, felsökningar och underhåll blev enklare och vi nådde produktionsmålen snabbare än någon hade räknat med. 

Ett utmärkt sätt att få förbättringsarbetet att fortsätta frodas är att göda det genom daglig styrning. Jonas har implementerat och förfinat daglig styrning i flera organisationer, senast i rollen som interim-vd på Moelven Dalaträ i Mockfjärd. 

– När jag först såg effekterna av daglig styrning förstod jag inte hur jag hade kunnat leda verksamheter utan det förut. Det ger så många fördelar, genom att dagligen fånga upp avvikelser får du underlag till snabba beslut för att göra det bästa av dagen, du minimerar risken att något faller mellan stolarna och när samtidigt förbättringsarbetet med nya förslag. Men den största och viktigaste effekten är nog att du trycker beslutsfattandet ner i organisationen och ger dem som jobbar närmast produktionen mandat att påverka och utveckla den. Daglig styrning vänder på kommunikationen, det blir inte längre information uppifrån, utan istället kunskap som sprids nerifrån och upp. 

Kopplat till daglig styrning har du sagt man ledare måste våga vara dryg. Kan du utveckla det? 

– Ja, daglig styrning handlar i grunden att ställa samma frågor varje dag. Och det kan förstås lätt uppfattas som lite drygt när du som ledare tjatar på alla att upprepa samma sak gång på gång. Men det är just genom den upprepningen vi präntar in vad som är viktigt. Frågorna ska ju spegla företagets värderingar och mål nedbrutna i alla nivåer hela vägen från ledning ner till varje skift. Det finns såklart områden som är centrala i de flesta producerande verksamheter, som exempelvis hälsa/säkerhet, kvalitet, leverans och så vidare. Men sätten att följa upp dem på bästa sätt skiljer sig åt och därför är det viktigt att skapa delaktighet genom att medarbetarna sätter rutinerna tillsammans. 

När man väl har tagit de första stegen med daglig styrning och förbättringsarbete, hur underhåller man de nya arbetssätten, utvecklar och sprider dem vidare till fler delar i organisationen? 

– Först och främst, var synlig som ledare. Delta på daglig styrning-möten ute i driften och visa att du bryr dig. Den tiden har du garanterat att avsätta och det ger dig också möjlighet att bättre förankra varför ni gör det ni gör. Det är viktigt i allt förändringsarbete, först när alla förstår varför förändringen behöver genomföras kan de också vara med och påverka hur ni ska genomföra den på bästa sätt.

– När du genom aktivt ledarskap visar att du har förtroende för att det är medarbetarna själva som lämpar sig bäst att utveckla sättet de arbetar på, då skapar du aktivt medarbetarskap. Starta med en pilot i en avgränsad del av verksamheten, ett processavsnitt eller liknande. Positiva resultat i piloten kommer garanterat att väcka nyfikenhet hos andra delar och underlätta spridningen i resten av verksamheten. 

Jonas har drivit förändringsarbete i en rad verksamheter, implementerat daglig styrning och strukturerat förbättringsarbetet. Han har också gjort resan från att arbeta med analoga verktyg till att införa digitala lösningar som Boards on Fire. 

Vilka är de största fördelarna som du ser med digitala verktyg i de här sammanhangen? 

– Oavsett vilken typ av system du funderar på att införa så är den första frågan du ska ställa dig; Hur ska det nya systemet förenkla för oss? Systemet ska inte tänka åt dig, det ska underlätta för dig att ta rätt beslut vid rätt tid för att nå önskat resultat. När det gäller just daglig styrning och förbättringsarbete finns det en hel del glasklara fördelar med digitala lösningar – du får allt samlat på ett ställe, slipper papper och manuellt dubbelarbete och kan gå tillbaka för att kolla historiskt hur ni har hanterat liknande avvikelser tidigare, säger Jonas och avslutar: 

– En annan viktig fördel med digitalt vs analogt är att du säkerställer informationsflödet på ett mycket bättre sätt med en digital lösning. Vi kan ta daglig styrning som exempel, när man ska eskalera information muntligt från en nivå till nästa tappar man information och effektivitet på vägen. Jag brukar jämföra med viskleken där budskapet förvrängs litegrann mellan varje person och till slut kan bli något helt annat än vad det var från början. Med en digital lösning som Boards on Fire får du korrekt information direkt från källan oavsett vilken nivå i verksamheten du befinner dig på och dessutom utan att tappa någon tid på vägen.  

Filip Lendahls

CMO