Intervju: Daglig styrning ska vara enkelt – Boards on Fire sänker tröskeln

I somras tog Tonny sig an rollen som produktionstekniker på Holtab, som är en av Nordens ledande leverantörer av lösningar för kraftöverföring. Holtab använder sedan tidigare Boards on Fire i flera delar av verksamheten, bland annat för att visualisera och hantera materialbrister i kommunikationen mellan inköp och logistik. (Mer om det kan du läsa här>>.) 

– Jobbet som produktionstekniker är på flera sätt annorlunda jämfört med mina tidigare uppdrag. Här kan jag använda mina kunskaper kring daglig styrning helt med inriktning på att utveckla produktionen. Den extra dimension vi adderar med digitala verktyg som Boards on Fire gör det arbetet ännu mer intressant, säger Tonny. 

“Det ska vara enkelt” 

Med fokus på enkelhet och delaktighet har han byggt upp tavlor för daglig styrning i Boards on Fire som i skrivande stund har körts skarpt i en månad på en av produktionsavdelningarna. Varje dag håller avdelningens fyra team varsitt morgonmöte. Från teamnivå aggregeras informationen direkt vidare till avdelningsmötet som hålls strax efter.  

Redan på kort tid har digitaliseringen gett resultat och vi beskriver upplägget mer i detalj längre ner i texten. Men först backar vi bandet till slutet av 1990-talet då Tonny först kom i kontakt med lean. 

– Det var via ett studentprojekt på högskolan i Växjö (numera Linnéuniversitetet reds.anm.) som jag fick upp ögonen för lean. Jag lockades av tankesättet att ständigt göra förbättringar och nördade ner mig totalt i allt som fanns att läsa kring ämnet, säger Tonny. 

Lärdomar av Scania 

Som förbättringsledare på dåvarande Finnveden Powertrain fick han chansen att utöka sina kunskaper och omsätta dem i praktiken. 

– Vi var underleverantör till fordonsindustrin och fick gå utbildning i Scanias produktionssystem. De har i sin tur lärt sig av Toyota, förfinat det för egen räkning och satt en riktigt bra tågordning för att få ut så bra effekt som möjligt, säger Tonny och fortsätter: 

– Jag ansvarade för att implementera det på vår fabrik och lärde mig att ett produktionssystem inte handlar om verktygen eller maskinerna man använder. Det handlar istället om att utgå från värderingar och principer som leder en fram till val av arbetsmetoder som i sin tur ger resultaten man strävar efter. 

Daglig styrning är motorn 

– Daglig styrning är en viktig komponent i lean, dels som ett verktyg för att få med alla på resan och dels som en motor i att driva förbättringsarbetet framåt. Det fina är att daglig styrning i grunden är universellt, men kan anpassas efter mognadsgrad och typ av verksamhet. Vi nöter in ett arbetssätt genom att upprepa det dag efter dag. Prioriteringarna blir rätt eftersom det sker nära och alla kan se resultatet av de aktiviteter och förbättringar som genomförs. 

På Holtabs daglig styrning-tavlor i Boards on Fire ligger fokus på enkelhet. Det ska vara lätt för medarbetarna att ta till sig, förstå och använda informationen på tavlorna. 

– För mig är den snabba översikten helig, visual management med tydligt grönt eller rött för att signalera aktuell status inom våra daglig styrnings-områden. 

Enkel och snabb översikt som visar statusen inom prioriterade områden i varje arbetslag. Informationen aggregeras automatiskt vidare till avdelningsnivå.

På morgonmötena går varje arbetslag först igenom status för hälsa/säkerhet, intern kvalitet, kvalitet ut mot kund, leverans, material, tidsrapportering, bemanning och 5S. Vissa av kategorierna kommer alltid vara högprioriterade, medan andra kan variera över tid och finnas med som fokusområden under en viss period. Även själva måtten för varje kategori utvecklas efterhand. 

Avvikelserna inom varje kategori förklaras i korta kommentarer och resulterar i aktiviteter som läggs in i en aktivitetslista med beskrivning samt information om vem som är ansvarig och när den ska utföras. Vid behov kan aktiviteten eskaleras till avdelningsnivå eller vidare ännu högre. Vissa aktiviteter resulterar även i att ett förbättringsarbete skapas, vilket sker med ett enkelt klick i Boards on Fire. 

Alla arbetslagen listar sina aktiviteter och vid ett förlängt DS-möte varje torsdag gås alla pågående aktiviteter igenom på avdelningsnivå.

Sömlös eskalering mellan nivåer 

De fyra lagmötena tar max en kvart var och är avklarade mellan klockan 07.15 till 08:15. Direkt därefter hålls daglig styrning på avdelningsnivå med produktionssamordnare och produktionschef. All relevant information från arbetslagens tavlor har automatiskt aggregerats till avdelningstavlan. 

– Varje torsdag kör vi ett längre daglig styrningsmöte på avdelningsnivå då vi går igenom samtliga pågående aktiviteter och på fredagar håller vi ett förbättringsmöte då vi på samma vis avhandlar pågående förbättringsarbeten, berättar Tonny. 

Redan efter en månad märker de av positiva trender inom samtliga områden. Bland annat har antalet rapporterade riskobservationer ökat, avdelningen håller bättre ordning och reda och internkvaliteten har förbättrats. 

– Genom att hålla mötena ute i verksamheten väckte vi såklart även nyfikenhet bland andra avdelningar som såg våra DS-tavlor. Nästa avdelning är redan igång skarpt och jag ser fram emot att sprida det här vidare ut i fler delar av Holtab, säger Tonny. 

Från skeptiker till förespråkare 

Att ta till sig Boards on Fire var dock ingen självklarhet för Tonny, som tidigare upplevt att de digitala verktyg för daglig styrning som funnits på marknaden inte riktigt rimmat med de arbetssätt han vill nöta in. 

– Boards on Fire har fått mig att svänga, utan tvekan är det så att jag har gått från starkt skeptisk till att bli en stark förespråkare. Det är en låg tröskel att komma igång. Tröskeln sitter egentligen innanför pannbenet, det är lätt att skapa en mental blockering när man alltid gjort på ett visst sätt. Nu får jag snarare bromsa mig själv för det kliar i fingrarna av alla möjligheter att utveckla upplägget vidare, säger Tonny och fortsätter: 

– Fördelarna är många, vi har allt samlat på samma plats och informationen är lättillgänglig. Bara en sådan sak som att skrymmande whiteboards nu inte behövs gör stor skillnad. Ingen information suddas ut eller trillar mellan stolarna. Det är enklare att eskalera och aggregera information direkt dit där den behövs. 

Filip Lendahls

CMO