Holtab visualiserar sin dagliga verksamhet i Boards on Fire

Tappade tid med whiteboards

– Vi använde whiteboardtavlor tidigare och då var det mycket manuellt arbete med att skriva upp alla våra ärenden. Vi tappade tid i kommunikationen mellan inköp och logistik och var låsta till fysiska möten vid tavlan för att dela information. Vi tänkte att det här måste vi kunna göra digitalt och det var då vi kom i kontakt med Boards on Fire, berättar logistikchefen Dejan Golic.

Visualisering av materialbrister

– Det som Boards on Fire direkt gav oss var en visualisering av materialbrister som vi måste fånga upp mellan oss på logistik och inköpsavdelningen. När vi väl visualiserade vilka brister vi hade på lagret kunde den informationen ses live av inköp och de kunde i sin tur direkt förse oss med rätt beställningsnummer, vilken leverantör och vid vilken tid materialet är tänkt att komma till vårt lager. Utifrån det kunde vi planera verksamheten och avgöra om det är något ärende vi behöver eskalera eller om planerade leveranstider håller.

De började med materialbristerna, men såg snabbt fördelar med att visualisera mer saker och kopplade då på hela sin operativa styrning som körs i tre steg varje dag på Holtab. OPS 1 drivs av de olika avdelningscheferna. Vid OPS 2 träffas avdelningscheferna för varje område. Och därifrån går det vidare till OPS 3 som är på divisionsnivå och där avhandlas bara de ärenden som är eskalerade från nivåerna under och som de måste agera på under dagen.

Hur ser ett OPS-möte ut?

– På OPS 1 börjar vi med säkerhet och går igenom om vi har haft några tillbud eller om allt är okej. Därefter hoppar vi över till olika aktiviteter, vilka inleveranser vi har för dagen, vilken kapacitet vi ska ha på våra medarbetare, hur vi ligger till i plockgrupperna, vad ska vi plocka till produktionsenheterna, vilka färdiga produkter ska levereras ut och så vidare. Vi går också igenom närvarolistan och vilka som är sjuka och vi visualiserar 5S-arbetet, säger Dejan.

Vilka effekter har ni fått med Boards on Fire?

– Först och främst ger det oss en effektivisering och besparing i tid. Vi vet vad som behöver göras och vem som ska göra det. Vi kapar bort onödig frustration som tidigare kunde uppstå när man skrev upp något i ett block, men kanske glömde att föra informationen vidare mellan avdelningarna. Med Boards on Fire trillar inget mellan stolarna, det är ett verktyg som vi jobbar i hela tiden och kan se informationen vid skärmarna ute i verksamheten, vid datorn, i mobilen eller på paddan, säger Dejan.

Hur har det tagits emot av personalen?

– Det har varit väldigt positivt i och med att våra medarbetare har fått vara med och utforma vilken information tavlorna ska innehålla utifrån vad de behöver i just sin dagliga verksamhet. Det finns en massa möjligheter att skräddarsy tavlan utifrån de behov man har. Alla våra tavlor på Holtab har en röd tråd, men kan se lite olika ut beroende på vilken grupp eller avdelning man är på. 

– Vi får en helhetsbild och kan flytta resurser dit de behövs bäst under dagen. Vi ser live när något ändras på en tavla. En stor fördel är att vi kan jobba från våra respektive arbetsplatser och delta på OPS-möten utan att springa mellan olika platser.

Vad tänker du kring Boards on Fire framåt?

– När vi startade visste vi inte exakt hur vi skulle utforma våra tavlor och vilken information vi skulle plocka med. Då fick vi rådet att skissa ner de första pusselbitarna och därifrån har vi haft tät kontakt med Boards on Fire och tagit steg för steg. De har visat oss olika exempel på hur andra verksamheter jobbar som gav oss idéer till våra tavlor.

– Nästa steg är att koppla ihop vårt affärssystem med Boards on Fire så att vi automatiskt kan visualisera vissa rapporter. Det är kul att alla hos oss har insett att den här digitaliseringen ger så många fördelar och att det är något vi ska utveckla vidare med.