Video: Veckoplanering i Boards on Fire

I den här videon visar vi hur enkelt du kommer igång med vår Veckoplanering i Boards on Fire. Ett perfekt verktyg för att ge hela teamet koll på vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

Vad är Veckoplanering?

Veckoplanering visar en översiktlig kalendervy där du ser veckans alla dagar och vilka uppgifter varje person är tilldelad. Perfekt för att planera, fördela och följa upp arbetsuppgifter i teamet – och på ett enkelt sätt kan du se om något är försenat eller har hög prioritet.

Kom igång

För att skapa en veckoplanering går du först in på den organisation där du vill ha den. Lägg därefter till en Aktivitetstavla och välj alternativet Veckoplanering.

Nu är det dags att välja vilka användare som ska vara med.
Klicka på inställningsknappen uppe till höger – här kan du:

•Ändra namnet på din veckoplanering
•Välja vilka typer av uppgifter som ska synas, till exempel: att göra-listor, avvikelser, entiteter eller förbättringar •Bestämma om helgen ska visas
•Och lägga till användare.

Alla användare i din hemorganisation läggs till automatiskt – men du kan enkelt ta bort eller lägga till fler användare, både inom och utanför hemorganisationen under “personer.”

Har du gjort ändringar och vill inkludera alla användare som har organisationen som hemorganisation? Då kan du enkelt göra det här.

Du kan också filtrera uppgifterna i veckoplaneringen. Under ”Personer” väljer du vilka användare som ska synas genom att enkelt bocka i eller ur dem. Under ”Ursprung” bestämmer du vilka typer av uppgifter som ska visas, och under ”Alla” kan du välja om du vill se samtliga uppgifter, bara de slutförda eller enbart de som fortfarande är öppna. Vill du fokusera på det viktigaste kan du dessutom klicka på prioriteringsknappen för att enbart visa de uppgifter som är markerade som prioriterade.

Lägga till en uppgift

För att lägga till en ny uppgift klickar du på ”lägg till” uppe till höger.

Här fyller du i:
•En titel på uppgiften
•Vem den ska tilldelas
•Start- och slutdatum
•Du kan också markera uppgiften som påbörjad eller klar

Vill du ge mer detaljer kan du skriva under ”Extra information”. Här kan du också prioritera uppgiften – då markeras den med en röd flagga.

Funktioner som hjälper dig följa upp

Under informationsrutan kan du se vart ifrån uppgiften kommer, och vem som skapade den.

Ifall det är några uppgifter som ej slutförs enligt utsatt datum blir dessa röda längst ut till vänster, när uppgiften väl är utförd skiftar färgen till grönt istället.

Nere till höger får du en överblick av din veckoplanerare, hur många uppgifter det finns totalt samt hur många som är påbörjade.

Är det några uppgifter som ej är genomförda sen förra veckan dyker det upp en gul banner ovanför veckoplaneringen som ger en uppmaning om att det finns x antal ej slutförda uppgifter. Klickar du på den gula bannern visas de ouppklarade uppgifterna. Här kan du öppna en uppgift för att klarmarkera den. Om uppgifterna inte är genomförda kan du istället klicka på “Flytta alla uppgifter” och enkelt flytta dem till dagens datum eller till “Inget datum”.

En smart funktion är att uppgifter följer personen. Om du tilldelar en uppgift till personen 1 i Avdelning 1s veckoplanering, kommer den även att synas i Avdelning 2:s veckoplanering – så länge personens namn finns med i den veckoplaneringen.

Nu är din veckoplanering redo att användas! Med den här vyn får du en tydlig överblick över veckan och kan enkelt planera, fördela och följa upp arbetet i ditt team.