Användartyper
I Boards on Fire är användartyper ett sätt att definiera vilken nivå av åtkomst och funktionalitet olika personer har i systemet. Genom att arbeta med användartyper får ni bättre struktur, kontroll och säkerhet över hur plattformen används av olika medarbetare med olika roller i verksamheten, obereonde vilken nivå man befinner sig på.
I Boards on Fire finns fyra olika användartyper, och vilken du väljer avgör vilken funktionalitet du får tillgång till i er miljö.
Användare
En användare loggar in med sin e-postadress och har möjlighet att skapa, redigera och uppdatera tavlor samt arbeta med data i Boards on Fire beroende på vilken
behörighetsgrupp den placeras i (se artikel om behörighetsgrupper
här). Rollen är anpassad för medarbetare som använder systemet i det dagliga arbetet för att mata in och följa upp information och är den vanligaste typen av användare.
Delad användare
Delade användare är inte kopplade till en specifik individ, vilket innebär att de inte behöver en personlig e-postadress för att logga in. I stället sker inloggningen med ett användarnamn och lösenord, eller via en särskild inloggningslänk som är kopplad till just den användaren. Inloggningslänken kan användas för att ta er direkt till en specifik tavla eller organisation, vilket blir användbart för startup script eller andra tillfällen där man automatiskt vill hamna på en viss tavla.
Den delade användaren är särskilt användbar i situationer där flera personer behöver åtkomst till samma vy, utan att logga in med sin personliga profil. Exempel på detta kan vara en visningsskärm i en matsal, ett produktionsområde eller entré, där information ska vara synlig för alla. Det kan också gälla en incheckningsskärm i besöksmodulen, där besökare registrerar sig själva.
Den behöver likt användartypen användare tilldelas en eller flera behörighetsgrupper för att styra tillgången till Boards on Fire.
Medarbetare
Medarbetare har ingen egen inloggning i systemet, men syns i personallistor och kan tilldelas uppgifter. Denna roll används för att inkludera personer i arbetsflöden och uppgiftsplanering utan att de själva behöver direkt åtkomst till Boards on Fire. Eftersom tavlorna oftast visas på större skärmar så är det tydligt vilka medarbetare som har tilldelats uppgifter och skall de inte mata in information i tavlorna behövs då ingen tillgång.
Kundadministratör
Den här användartypen fungerar i grunden som en vanlig användare, men med utökade behörigheter. Förutom tillgång till standardfunktioner har användaren full åtkomst till samtliga organisationer i plattformen samt alla delar av admingränssnittet. Det gör rollen idealisk för dig som behöver arbeta övergripande och hantera inställningar eller administration på en högre nivå. Kundadministratören behöver likt de två andra användartyperna inte placeras i en behörighetsgrupp. Tänk på att det kan vara bra att hålla denna användartyp till ett lågt antal så inte för många har möjlighet att ändra allting i plattformen.
Utökade rättigheter
En kundadministratör I Boards on Fire har full tillgång till plattformen och därmed alla inställningar i admingränssnittet. En vanlig användare har däremot som standard ingen åtkomst till admingränssnittet. Men det finns lägen där tillgång till en eller flera av de inställningarna kan vara bra att ha även för vissa vanliga användare.
Därför finns möjligheten att reglera detta på varje enskild användare i fliken utökade rättigheter. Här kan en kundadministratör styra om användaren ska ha rätt att exempelvis skapa nya datakällor, lägga till fler användare eller redigera behörighetsgrupper.
KOM I HÅG! Att när du har lagt upp din användare behöver du placera denna i en behörighetsgrupp för att få tillgång till systemet. Det är behörighetsgruppen som styr vad användaren kan se och göra i systemet, vill du veta mer om detta kan du se vår video om behörighetsgrupper.
Bra att veta om användartyper
Som kundadministratör har du alltid möjligheten att enkelt upp- eller nedgradera en användares användartyp när behovet uppstår. Det gör det smidigt att anpassa behörigheter efter förändringar i teamet, så att alla alltid har rätt tillgång för sina arbetsuppgifter.
Ge bara den behörighet som verkligen behövs. Det hjälper till att skapa tydlighet och säker hantering, eftersom det blir enklare att hålla koll på vem som gör vad i systemet. När för många har full tillgång kan det lätt bli att många försöker styra samma sak samtidigt, vilket kan göra det svårare att arbeta smidigt tillsammans. Genom att ge rätt behörighet till rätt person skapar vi en trygg och effektiv arbetsmiljö för alla.
Inbjudan skickas automatiskt
När du lägger upp en användare i Boards on Fire skickas automatiskt en inbjudan till personens e-post. Där kan användaren följa en länk för att själv välja ett lösenord och på så sätt få tillgång till systemet.
Att välja rätt användartyp handlar inte bara om åtkomst – det handlar om att ge varje person rätt förutsättningar att bidra på bästa sätt. När användartyperna är tydligt definierade blir arbetet i Boards on Fire både enklare, säkrare och mer anpassat efter hur just er organisation fungerar.
Om du behöver återställa ditt lösenord gör du det enkelt genom att gå till inloggningssidan (där varje kund har sin unika inloggningssida) och klicka på länken ‘Glömt lösenord’. Där fyller du i den e-postadress som är kopplad till ditt konto.
Efter att du har angett din e-postadress skickas en verifieringskod till din inkorg. Ange denna kod på sidan för att bekräfta din identitet. När koden har verifierats får du möjlighet att skapa ett nytt lösenord och kan därefter logga in som vanligt igen.
Observera att det kan ta någon minut innan mejlet med verifieringskoden kommer fram – kontrollera gärna din skräppost om du inte ser det direkt.
