Video: Behörighetsgrupper i Boards on Fire

Behörighetsgrupper i Boards on Fire används för att styra vilken åtkomst era olika användare har till plattformens organisationer – vilket oftast är avdelningar & team uppdelade i nivåer.

Genom att placera användare i olika grupper kan du enkelt styra: Vilka organisationer de får tillgång till & vad de får göra i respektive organisationer Det finns tre nivåer av behörighet: läsa, redigera eller skapa.   

Varför bör ni använda behörighetsgrupper?

• För att säkerställa att rätt personer har rätt åtkomst
• För att skapa en trygg och strukturerad arbetsmiljö
• För att undvika misstag genom att begränsa  funktioner till administratörer eller ansvariga
• Behörighetsgrupper gör det enklare att se vilka typer av användare ni har och vilken åtkomst som finns i organisationen.  

 Beroende på vilken roll man har i verksamheten kan behovet av åtkomst till Boards on Fire skilja sig åt. Genom att använda behörighetsgrupper kan du enkelt anpassa funktionalitet och tillgångsnivå utifrån användarens arbetsuppgifter.

Här är några exempel:  

Operatörer behöver ofta en enklare åtkomstnivå. De ska kunna rapportera in nya värden, följa upp information på avdelningstavlor och läsa relevant produktionsdata – men inte göra några ändringar i strukturen eller i tavlorna. Dessa brukar placeras i en behörighetsgrupp med redigeringsrättigheter, men inte full tillgång till alla organisationer i verksamheten.  

Teamledare har ett bredare ansvar och behöver därför mer funktionalitet. Förutom att kunna läsa och rapportera, ska de kunna skapa nya tavlor, uppdatera innehåll och hantera dagliga arbetsflöden i systemet. Här rekommenderar vi att de får skapar-rättigheter men också relevant utbildning i vår plattform.

Ledningen har ett övergripande ansvar för hela verksamheten och behöver ofta hög eller full behörighet. Det innebär åtkomst till alla delar av plattformen, inklusive en del administrativt innehåll.

Visningsskärmar kan behöva viss tillgång till plattformen för att visa specifika tavlor, men ingen skall kunna gå fram till skärmen och ändra eller lägga till något. Här rekommenderar vi att man placerar en användare som används i detta syfte i en grupp med enbart läsrättigheter.  

Bra att veta om behörighetsgrupper:  

1. De styr åtkomsten till organisationer vilket innebär tillgängligheten för en användare i Boards on Fire   Behörighetsgrupper avgör vad en användare kan se och göra i plattformen – t.ex. om man får skapa tavlor, registrera värden, eller endast läsa information.  

2. Användare & delade användare måste tillhöra minst en grupp för att komma åt plattformen
När en ny användare har skapats måste den kopplas till minst en behörighetsgrupp för att få åtkomst till plattformen. Om en användare inte placerats i en behörighetsgrupp möts de av ett meddelande att ”Behörighet saknas” när de loggar in.  

3. Ni kan ha flera grupper med olika syften och en användare kan vara placerad i flera grupper  
Exempel: en grupp för operatörer med begränsad åtkomst, en för teamledare med redigeringsrättigheter, och en för administratörer med full kontroll.  

4. Grupper kan spegla organisationens struktur
Det är smart att namnge och strukturera grupper efter roller, avdelningar eller skift – t.ex. “Produktion – Montering”, “Produktion – Teamledare” eller “Admin – Ledning”.   

5. De går att justera i efterhand
Du kan när som helst redigera en grupps inställningar eller flytta en användare till en annan grupp om deras roll förändras. Tänk på att om ni lägger till en ny organisation i Boards on Fire så behöver ni också uppdatera behörighetsgrupperna som skall ha tillgång till den nya organisationen.

6. Användartypen kundadministratör behöver inte placeras i en behörighetsgrupp eftersom den redan har full tillgång till Boards on Fire
När ni skapar en behörighetsgrupp börjar ni med att ge den ett tydligt och passande namn. Ni har även möjlighet att skriva en beskrivning som förklarar vad gruppen ska användas till. Därefter väljer ni vilka behörigheter som ska kopplas till gruppen.  

Välj sedan vilken eller vilka organisationer gruppen ska ha tillgång till. Ni kan också ange olika behörighetsnivåer för olika organisationer – något som är bra att känna till.  

De olika behörighetsnivåer som finns att välja mellan är observer, editor eller creator.

Observer - Den här behörigheten ger endast läsrättigheter. Användare med observer-behörighet kan se tavlor och information, men kan inte göra några ändringar. Det passar bra för exempelvis visningsskärmar eller andra användare som endast behöver följa upp information utan att påverka innehållet.

Editor – Denna behörighet ger möjlighet att redigera information i befintliga tavlor och fylla i nya värden. Det innebär att användaren kan arbeta aktivt i plattformen och uppdatera information. Det här är ett bra alternativ för teammedlemmar som deltar i det dagliga arbetet med befintliga tavlor.  

Creator - är den mest omfattande behörighetsnivån. Förutom att kunna redigera och fylla i information, kan användaren också skapa helt nya tavlor och lägga till nya komponenter. Denna nivå är lämplig för administratörer, processledare eller andra som ansvarar för att bygga upp och utveckla strukturen i systemet.