Video: Resursplanering i Boards on Fire

Resursplanering i Boards on Fire handlar om att visualisera vem som ska göra vad, när och var. Syftet är att skapa en tydlig översikt över er kapacitet och kunna planera om i tid vid förändringar.

Det innebär att ni får koll på hur era resurser som tex medarbetare, maskiner och stationer är planerade över tid. Ni kan skapa en levande lättförståelig planering som är enkel att justera och som alla kan utgå ifrån varje dag.  

Bra att veta om Resursplanering
Här är några saker som kan vara bra att ha med sig när ni börjar arbeta med resursplanering i Boards on Fire:

Flexibel uppsättning: Ni väljer själva vad som är en resurs, det kan vara till exempel: medarbetare, maskiner eller stationer.

Visas som en tidslinje: Planeringen visas i en kalenderlik vy där ni enkelt ser beläggning per dag eller vecka om datakällan är på dagsvy. Den går likt allt annat i BoF att följa veckovis/månadsvis/kvartal /& årsvis också.

Färgkodning & status: Använd färger för att signalera status t.ex. Närvarande, frånvarande, övrigt. Det ger en snabb överblick.

Så bygger ni upp er resursplanering: Börja med att fundera på vilka resurser ni vill planera, det kan vara medarbetare, maskiner, stationer eller annat. Därefter skapar ni en datakälla i Boards on Fire som hanterar bakgrunden så att ni sedan kan bygga upp resursplaneringen på en eller flera tavlor.

När ni bygger upp er resursplanering behöver ni ha minst ett av följande fält med en specifik datatyp i er datakälla:

Användare, organisation eller Enkel entitet, vår datatyp enkel entitet innebär en egenskapad rull-lista som ni själva väljer, tex med era maskiner.

Ett av dessa fält används som ett fast fält i resursplaneringen, alltså det vi planerar för (exempelvis medarbetare eller maskiner.)

I det här exemplet kommer vi att skapa en resursplanering för att hantera bemanning, och då behöver vi lägga till följande fält i datakällan – med både visningsnamn och datatyp:

• Medarbetare - Användare
• Närvaro - Status
• Station - Enkel Entitet
  En enkel entitet är en rullista, och här skapas en ny lista för att lägga in stationerna i. När den är skapad så klickar ni på redigera för att skapa listan med era val.
• Kommentar - Sträng

När fälten är på plats, spara datakällan.

Gå sedan till tavlan där ni vill visa bemanningen. Lägg ut komponenten resursplanering, klicka på inställningar, välj den datakälla ni nyss skapat. Välj ett fast fält, här anger ni vilka användare som ska synas i komponenten och Spara sedan resursplaneringen. Detta måste göras men det finns fler smarta inställningar!

Allmänt
Som i de flesta komponenter i Boards on Fire kan ni ändra rubriken. Ett tips här är att använda symboler för de färger ni använder och definiera vad de betyder.

Organisationsinställningarna fungerar precis som vanligt.

Välj standarddatum, det datum du vill att planeringen ska visa som start. Lämna tomt för nuvarande datum/vecka. Skriv t.ex. +1 för att visa en dag/vecka framåt i tiden, eller –1 för en dag/vecka bakåt.

Fält
I fliken fält kan ni göra specifika inställningar på respektive fält. De beror på vilken datatyp som fältet består av. Vi hoppar in i inställningarna för status. Här kan ni ändra visningsnamn på fältet samt gruppera ihop de. Fält visas automatiskt men går att dölja, samt att skrivskydda.

Detta fall vill vi automatiskt ha grönt på all personal så att de endast behöver ändra status när det avviker. Här går det bra att använda standardvärdesfunktionen, där vi väljer grön.

I ett fält kan du alltid välja ett standardvärde. I detta fall välj ditt statusfält och sätt t.ex. grönt som standard. Då visas planeringen i grönt och ni markerar avvikelser i andra färger.

Virtuella fält
Virtuella fält kan skapas i datakällan och användas i resursplaneringen för beräkningar. Vill du veta mer? Se vår video om virtuella fält.

Fast fält
Här inne väljer ni vilket fält som skall sitta fast i den vänstra kolumnen, och ni kan lägga till samt ta bort era olika resurser. I det här exemplet lägger vi in maskiner istället för medarbetare.

Utseende
I denna flik finns några val för att dölja rubriker samt att visa en tabellfot som summerar era rader.

Välj om planeringen ska visas per dag eller vecka. Ni kan även dölja helger om ni inte arbetar då.

Har du ett statusfält i resursplaneringen och vill visa info på en ledningstavla? Då kan du filtrera. Till exempel: om du bara vill se de maskiner som har status röd och ej är i drift.

Med resursplaneringen i Boards on Fire får ni ett enkelt och visuellt sätt att planera bemanning, maskiner eller andra resurser och snabbt anpassa er vid förändringar. Genom tydliga fält, färgkoder och flexibla visningslägen får ni en överblick som alla kan utgå ifrån i vardagen.