CSV-format för filintegration i Boards on Fire

Denna guide beskriver de viktigaste stegen för att förbereda, ladda upp och hantera CSV-filer för integration. Genom att följa dessa rekommendationer säkerställer du smidig bearbetning, korrekt data och minimalt med felsökning.

Vad är en CSV-fil?

En CSV-fil (Comma-Separated Values) är ett textbaserat filformat som används för att lagra tabulär data. Till skillnad från en Excel-fil lagras data inte i ett kalkylblad utan som text där varje rad representerar en datapost och varje kolumn separeras med ett avgränsningstecken, vanligtvis komma eller semikolon. Formatet är en etablerad standard och kan genereras automatiskt av många system.

Hur data är strukturerad i filen

I en CSV-fil representerar varje rad en datapost för en specifik organisation vid ett specifikt datum. De obligatoriska fälten anger datum och organisation, medan övriga kolumner innehåller de värden som ska skickas till Boards on Fire.

Alla värdekolumner i en fil ska tillhöra samma datakälla eller entitet.

En CSV-fil ska endast innehålla data som tillhör samma datakälla eller entitet. Blanda inte olika typer av nyckeltal i samma fil (t.ex. produktionstal och HR-data). Varje datakälla i Boards on Fire som ska ta emot data behöver sin egen CSV-fil.

Regler för värden i rader

Värden i CSV-filen måste följa vissa formateringsregler för att kunna läsas korrekt:
Värden får inte innehålla semikolon (;).
Värden får inte innehålla citattecken (").
Varje värde ska vara kompatibelt med det fält i Boards on Fire som det mappas till.

Namngivning av filer

Filens namn ska vara konsekvent under hela integrationens livslängd.
Filnamnet får inte ändras efter att integrationen har konfigurerats.
Filnamnet bör inte innehålla datum eller tidsstämplar.
Använd ett namn som motsvarar datakällan eller entiteten (t.ex. OEE.csv).
Om flera filer används måste varje fil ha ett unikt namn.

1. Förbereda din fil för integration

Att säkerställa att filen är korrekt förberedd är första steget för en smidig och felfri integration. Genom att följa dessa riktlinjer sparar du tid när du ska importera data till Boards on Fire via filintegration: 

• Spara filen som CSV i UTF-8-format.
• Se till att filen innehåller färre än 50 000 rader.
• Använd datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
• Behåll samma kolumnordning i alla uppladdningar.
• Inkludera alltid obligatoriska fält:
  För datakällor: Datum och Organisation.
  För Entiteter: Organisation.
• Testa med en liten fil innan full uppladdning.

Tips: Testa din fil innan full uppladdning för att bekräfta formatering och undvika datafel. Skapa en testdatakälla eller entitet att ladda upp testdata till.

2. Säker filöverföring via SFTP

Att använda en säker överföringsmetod skyddar din data under överföringen. Följ dessa steg för att upprätthålla säkerhet och tillförlitlighet:

• Använd de unika SFTP-uppgifterna som tillhandahålls av Boards on Fire.
• Uppgifterna är tidsbegränsade – förvara dem säkert.
• När en fil har laddats upp till servern läses den normalt in automatiskt inom 30–60 sekunder. I vissa fall kan det ta upp till 5 minuter innan datan blir synlig i Boards on Fire.
• Använd ett säkert nätverk vid uppladdning.
• Vid regelbunden eller frekvent dataöverföring kan ett automatiserat skript användas för att generera och ladda upp CSV-filer till SFTP-servern.
• Ta regelbundet bort gamla eller oanvända konton.

3. Korrekt datamappning

Mappning säkerställer att din data förstås av systemet och hamnar på rätt plats. Noggrannhet här förhindrar fel i rapporteringen senare.

• Se till att välja rätt CSV-separator för din fil (semikolon eller komma).
• Mappa obligatoriska fält först.
• Mappa rätt CSV-kolumner till de obligatoriska fälten i systemet. Välj rätt kolumn (t.ex. Datum, Organisation) för att undvika att data hamnar fel.
• Välj ”Ingen mappning” för oanvända kolumner för att undvika fel.
• Mappa Organisationer med externa ID:n.
• När du använder en datakälla: använd inte samma tidsstämpel två gånger för samma organisation och grupp. Varje rad måste ha ett unikt tidsvärde baserat på vald tidsupplösning (t.ex. månad/vecka/dag).

4. Undvika dubbletter eller saknad data

• Vid uppladdning till en entitet, välj om den nya filen ska ersätta all befintlig data eller endast lägga till/uppdatera specifika poster.
• Använd en unik kolumn med Externt ID för uppdateringar.
• Om du ersätter data, se till att filen innehåller alla obligatoriska rader.
• Kontrollera alltid loggen efter uppladdning för att bekräfta antal rader.
  Obs: Loggar raderas automatiskt efter 90 dagar.
• Schemalägg regelbundna filgranskningar för att ta bort dubbletter.

Tips: Testa datauppdateringar på en liten fil innan du kör dem på fullständiga dataset.

5. Uppdatera en befintlig filintegration

• Om du tar bort en kolumn från din fil, ta även bort dess mappning.
• Om du lägger till en ny kolumn i din fil, kom ihåg att skapa en mappning för den.

6. Felsökning av vanliga problem

Om något går fel, använd dessa kontroller för att snabbt hitta orsaken och åtgärda den:

• Filen laddas inte upp? Kontrollera separatorinställningen (semikolon, tabb eller komma) eller att antalet rader inte överstiger 50 000.
• Saknade rader? Verifiera datumformat och organisationsmappning.
• Oväntade resultat? Kontrollera att CSV-filen är i UTF-8-format.
• Fil inaktiv? Aktivera den under ”Åtgärder” i menyn.
• Är Organisationers externa IDn korrekt mappade? 
• Jämför med din senaste lyckade fil för ledtrådar.