Integration via filuppladdning

I många verksamheter bygger den dagliga styrningen fortfarande delvis på manuellt insamlad information. Operatörer eller teamledare rapporterar stopp, produktionstal eller kvalitetsavvikelser i efterhand. Genom att istället integrera data direkt in i den digitala dagliga styrningen skapas en mer aktuell, objektiv och effektiv uppföljning av produktionen.

Tydliga fördelar med att skicka er data till Boards on Fire:

• Följ upp OEE, stopporsaker & annan relevant maskindata i den dagliga verksamheten
• Skapa avvikelser & förbättringar kopplade till era maskiner
• Bidra med transparens och ge teamet rätt förutsättningar för uppföljning
• Ta faktabaserade beslut och agera mer i realtid
• Reducerad manuell administration

En exempeltavla som kan finnas på teamnivå, där man följer upp tre maskiners OEE, störningar och jobbar med förbättringar kopplat till maskinerna:

Filintegration i Boards on Fire låter dig enkelt ansluta CSV-filer från andra system och själv bestämma hur varje kolumn mappas till systemets fält. På så sätt kan du säkerställa att data importeras korrekt, strukturerat och blir direkt tillgängligt för rapportering och analys. 

Denna guiden tar dig genom hela processen från första uppladdning till färdig mappning, så att dina importer flyter på smidigt.

Observera: Filintegration är en tilläggstjänst. Vill du aktivera funktionen? Kontakta vår support eller läs mer om våra paket på https://boardsonfire.com/sv/pris

Så laddar du upp och konfigurerar dina CSV-filer

Du kan importera data till Boards on Fire på två sätt: antingen direkt i det nya gränssnittet eller via ett SFTP-konto. Här går vi igenom hur du gör en manuell uppladdning: 

1. Hitta verktyget: Klicka på menyknappen uppe till vänster och välj Filintegration.
2. Ladda upp: Klicka på knappen "Ladda upp fil" i det högra hörnet.
3. Välj fil: Ta fram CSV-filen på din dator som du vill importera.
4. Konfigurera & Mappa: Följ guiden steg för steg: A) Kontrollera att kolumnerna i din fil matchar fälten i Boards on Fire. B) Justera inställningar (t.ex avgränsare eller datumformat) vid behov. 
5. Slutför: När mappningen ser rätt ut spara du konfigurationen. Importen är nu redo att påbörjas!
6. När du har laddat upp filen kan du göra konfigurationen 

Tips: Om du har flera filer kan det vara smidigt att namnge dem tydligt innan uppladdning. Då blir det lättare att hålla ordning i filintegrationen. 

Utformning av din CSV-fil

Vad är en .csv fil?

.csv (comma-separated values) filer påminner om excelfiler, med skillnaden att värdena inte är uppställda i en tabell. Istället separeras "kolumnerna" av värden genom kommatecken (","). Nedan ser ni en jämförelse mellan Excelblad och .csv-filer. Csv är en etablerad standard och många system kan generera filer av denna typ automatiskt. 

Excelfil / .csv-fil

Vad ska vår .csv-fil innehålla?

En .csv-fil ska innehålla värden som hör ihop med varandra. Med det menar vi att ni inte ska blanda nyckeltal för t.ex OEE & Sjukfrånvaro i samma fil. En fil kan ha obegränsat med "kolumner" (värden), men de ska alla tillhöra samma datakälla/entitet. Detta betyder också att varje datakälla i BoF som ska ta emot data behöver sin egen .csv-fil. Varje "kolumn" matchas med ett fält i datakällan/entiteten ni vill koppla filen till.

Filformat

Att säkerställa att filen är korrekt förberedd är första steget för en smidig och felfri integration. Genom att följa dessa riktlinjer sparar du tid när du ska importera data till Boards on Fire via filintegration: 

• Spara filen som CSV i UTF-8-format.
• Se till att filen innehåller färre än 50 000 rader.
• Använd datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
• Behåll samma kolumnordning i alla uppladdningar.
• Inkludera alltid obligatoriska fält:
  För datakällor: Datum och Organisation.
  För Entiteter: Organisation.
• Testa med en liten fil innan full uppladdning.

Tips: Testa din fil innan full uppladdning för att bekräfta formatering och undvika datafel. Skapa en testdatakälla eller entitet att ladda upp testdata till.

Felsökning

Vanliga fel

Om något går fel, använd dessa kontroller för att snabbt hitta orsaken och åtgärda den:

• Filen laddas inte upp? Kontrollera separatorinställningen (semikolon, tabb eller komma) eller att antalet rader inte överstiger 50 000.
• Saknade rader? Verifiera datumformat och organisationsmappning.
• Oväntade resultat? Kontrollera att CSV-filen är i UTF-8-format.
• Fil inaktiv? Aktivera den under ”Åtgärder” i menyn.
• Är Organisationers externa IDn korrekt mappade? 
• Jämför med din senaste lyckade fil för ledtrådar.

Korrekt datamappning

Mappning säkerställer att din data förstås av systemet och hamnar på rätt plats. Noggrannhet här förhindrar fel i rapporteringen senare.

• Se till att välja rätt CSV-separator för din fil (semikolon eller komma).
• Mappa obligatoriska fält först.
• Mappa rätt CSV-kolumner till de obligatoriska fälten i systemet. Välj rätt kolumn (t.ex. Datum, Organisation) för att undvika att data hamnar fel.
• Välj ”Ingen mappning” för oanvända kolumner för att undvika fel.
• Mappa Organisationer med externa ID:n.
• När du använder en datakälla: använd inte samma tidsstämpel två gånger för samma organisation och grupp. Varje rad måste ha ett unikt tidsvärde baserat på vald tidsupplösning (t.ex. månad/vecka/dag).

Undvika dubbletter eller saknad data

• Vid uppladdning till en entitet, välj om den nya filen ska ersätta all befintlig data eller endast lägga till/uppdatera specifika poster.
• Använd en unik kolumn med Externt ID för uppdateringar.
• Om du ersätter data, se till att filen innehåller alla obligatoriska rader.
• Kontrollera alltid loggen efter uppladdning för att bekräfta antal rader.
  Obs: Loggar raderas automatiskt efter 90 dagar.
• Schemalägg regelbundna filgranskningar för att ta bort dubbletter.

Tips: Testa datauppdateringar på en liten fil innan du kör dem på fullständiga dataset.

Bra att veta om felmeddelanden och notiser

För att du ska kunna agera snabbt om något går fel, har systemet en inbyggd notisfunktion. Här är tre saker att hålla koll på: 

• Notiser triggas endast vid fel: Du får en notis om importprocessen resulterar i minst ett fel. Om importen går igenom felfritt (eller med varningar) skickas ingen notis.
• Fokus på skarpa fel: Systemet skiljer på varningar och fel. Notiser skickas endast vid faktiska felutfall som hindrar data från att läsas in korrekt. 
• Detaljerad felsökning i gränssnittet: Notisen i sig innehåller ingen specifik felkod. För att se exakt vad som gick snett går du in i Filintegrationen - där hittar du detaljerade felmeddelanden som hjälper dig med felsökningen. 

Konfigurering

Säker filöverföring via SFTP

Att använda en säker överföringsmetod skyddar din data under överföringen. Följ dessa steg för att upprätthålla säkerhet och tillförlitlighet:

• Använd de unika SFTP-uppgifterna som tillhandahålls av Boards on Fire.
• Uppgifterna är tidsbegränsade – förvara dem säkert.
• När en fil har laddats upp till servern läses den normalt in automatiskt inom 30–60 sekunder. I vissa fall kan det ta upp till 5 minuter innan datan blir synlig i Boards on Fire.
• Använd ett säkert nätverk vid uppladdning.
• Vid regelbunden eller frekvent dataöverföring kan ett automatiserat skript användas för att generera och ladda upp CSV-filer till SFTP-servern.
• Ta regelbundet bort gamla eller oanvända konton.

Antal filer och paketval

Hur många filer du kan ha igång i din filintegration beror på vilket paket din verksamhet använder. Varje paket har en fast grundnivå för antalet tillåtna filer.

• Behöver du fler? För alla paket utom Basic finns möjligheten att köpa till extra filer utöver standardgränsen. 
• Mer information: Se detaljerad tabell över vad som ingår i respektive paket på vår prissida.
• Hjälp med uppgradering: Kontakta din kundansvariga eller säljansvarig om du vill utöka ditt antal.

Viktigt om Aktiva konfigurationer 

Det är bra att känna till skillnaden mellan uppladdade filer och aktiva konfigurationer:

• Fri uppladdning: Du kan ladda upp hur många filer du vill i gränssnittet utan att det kostar extra eller tar upp plats.
• Begränsning: Det är endast aktiva konfigurationer (de som faktiskt läser in data) som räknas mot din gräns.
• Om du når taket: Om du har nått maxantalet aktiva konfigurationer kommer du inte att kunna starta en ny konfiguration eller aktivera en som tidigare varit pausad. För att kunna aktivera en ny behöver du antingen inaktivera en annan eller utöka ditt paket.