Video: Entiteter i Boards on Fire

En av de mest flexibla lösningar som vår plattform erbjuder är det vi namngett entiteter. De kan ni enkelt skapa och använda för att hantera allt från aktivitetslistor till projekt i Boards on Fire. I denna video ska vi gå igenom lite olika exempel på hur de kan användas. Entiteter används oftast i en översiktstavla med en entitetskomponent eller fokuserat i en aktivitetstavla. Deras styrka ligger i flexibiliteten och att informationen går att delegera eller eskalera i realtid. 

Användningsexempel

Det här är en egenskapad aktivitetslista med fält av information som är nödvändiga för att hantera aktiviteter hos en kund. Där en aktivitet enkelt kan eskaleras upp en nivå om teamet inte kan hantera den själva.

Det här är en lista för att hantera materialbrister, och den kan delas mellan både produktion och inköp så att alla har koll på läget och kan följa ärendena

Enklare projekt går utmärkt att hantera i Boards on Fire, där ni enkelt kan visualisera hur det går och vilka i respektive team som skall utföra deluppgifter. En GANTT-vy hjälper er att få en tydlig tidslinje på alla projekt och underuppgifter

KanBan-tavlan är en annan typ av vy på era entiteter, där varje rad blir ett flyttbart kort. Denna kan enkelt byggas upp för att tex flytta ordrar emellan stationer eller flöden, likt det vi ser här.

Det här var fyra olika exempel på användningsområden, och det är egentligen bara ni som sätter begränsningen för vad en entitet kan göra och vilken information den hanterar. 

Uppsättning

För att skapa en entitet går ni till fliken entiteter i administratörsgränssnittet. 

Klicka sedan på “Lägg till” uppe i det högra hörnet för att skapa en ny entitet. 

Först får ni välja ett namn på er entitet, samt av vilken typ den ska vara. 

En standardentitet går att använda i alla sammanhang medan de övriga typerna automatiskt skapar upp några fält vid uppsättning av entiteten. 

När ni lagt till er entitet får ni först möjlighet att lägga till ett visningsnamn och en beskrivning. Dessa måste inte fyllas i samt kan ändras i efterhand. Om ni vill delegera eller eskalera informationen som hanteras i denna entitet så klicka i funktion för att delegera rader.  

Under fliken "fält" kan ni skapa era fält som skall användas på tavlorna för att mata in och hålla information.  

Ett fält används alltså för att lagra information, och det kan endast innehålla data av en viss typ, som ni bestämmer genom att välja fältets datatyp. 

Tryck på “lägg till” och sedan “fält” för att lägga till ett vanligt fält. 

Ni kan nu fylla i en nyckel till ert fält, samt ett visningsnamn. Därefter väljer ni av vilken datatyp fältet ska vara.  

Datatyper

Ett fält av typen “Användare” låter användaren välja i en lista av er organisations användare. 

I inställningarna av ett fält av typen användare på en komponent kan ni välja ett standardvärde samt från vilka organisationers användare som ska synas i listan. 

Ett fält av typen “Att göra lista” låter användaren skapa underuppgifter i en entitet. 

I komponentens inställningar går det endast att skrivskydda fältet samt bestämma kolumnbredd i en tabell.  Om en användare blir tilldelad en sån här uppgift syns det i deras användarprofil, samt så får de en notifikation. 

I ett fält av typen “Bilder” kan en användare bifoga bilder i entiteten. 

Även för bildfält går det endast att skrivskydda fältet och bestämma kolumnbredden i en tabell. 

Med en “Boolesk” blir fältet en knapp som kan vara av eller på. Den kan också visualiseras som en ruta som är i eller urkryssad. 

I inställningarna på en komponent kan ett Boolesk-fält få standardvärdet på eller av.  

Datatypen “Datum” låter användaren välja ett datum från en kalender. 

I komponentens inställningar går det att dölja datum i summering samt att välja ett standardvärde. 

“Datum med tid” fungerar ungefär likadant, förutom att användaren kan lägga till ett klockslag. I komponentens inställningar fungerar det likadant som för vanliga datumfält. 

Med datatypen “Entitet” kan ni skapa en egen rullista som användaren kan välja bland. 

I inställningarna på en komponent kan ett entitets-fält få ett standardvärde. Ni kan även välja hur listan ska sorteras, vara sökbar samt om nya alternativ ska kunna läggas till eller ej. 

Datatypen “Filer” låter användaren bifoga filer i entiteten. 

Fält av denna typ har inga ytterligare komponentinställningar förutom skrivskydd och bredd. 

I ett fält av typen “Nummer” kan endast siffror matas in. 

I inställningarna på en komponent kan ni även här välja ett standarvärde, om nummervärderna skall behandlas som nummer eller tid, samt i vilken enhet värdet ska visas. 

Ett fält av typen “Organisation” låter användaren välja i en lista av era organisationer. 

Även för organisationer kan ni välja ett standardvärde i komponentens inställningar. 

Datatypen richtext ger er möjlighet att fylla i stora mängder text i olika format samt lägga till bilder i ett eget formulär.  

Fält av denna typ har inga ytterligare komponentinställningar förutom skrivskydd och bredd. 

I fält av typen “Serienummer” kan ingen data matas in. Istället får varje rad som skapas en egen siffra i uppräknande ordning. 

Det finns för serienummer inga komponentinställningar förutom bredd på kolumnen i en entitet. 

Datatypen “Status” låter en användare välja en färg i en lista.  
För att välja vilka färger som är tillgängliga och definiera vad respektive färg betyder, tryck till höger om fältet och klicka på inställningar. Här bestämmer ni reglerna för det här statusfältet, och för vilka organisationer det gäller.  

Även för statusfält finns det möjlighet att lägga in ett standardvärde i komponentens inställningar.  

Sträng-fält används främst för att mata in kort text, som serienummer eller enkla kommentarer. 

För denna typ av fält går det också att mata in ett standardvärde. 

Text-fält används då ni vill ha lite mer utrymme att skriva, utan att texten döljs i en tabell eller lista, samt så har den till skillnad från Sträng stöd för radbryt.  

För textfält går det likt strängfält att välja ett standardvärde.  

Övriga fälttyper

Förutom vanliga fält så kan ni även lägga till beräknade fält samt kanban-fält.  

Med ett beräknat fält kan ni automatiskt få ut en siffra eller statusfärg beroende på värden av övriga fält. 

Här väljer ni först nyckel och visningsnamn. Ni kan sedan välja om en statusfärg ska vara resultatet av beräkningen eller om en siffra ska räknas fram. 

Om ni väljer “Kanbanfält” under “lägg till” så kommer automatiskt fälten “position” och “kanban_columns” att läggas till. För att kunna använda kanban-tavlan behöver ni bara välja en befintlig eller lägga till, en så kallad “enkel entitet” i listan. 

Övriga inställningar av entiteten

Ni kan under fliken “Åtkomstregler” välja hur er entitet får användas av olika organisationer. Har ni data som inte alla skall ha tillgång till i Boards on Fire kan ni stänga åtkomsten här. 

Under fliken “Exportera” kan ni exportera samtliga data som finns i entiteten. Välj från vilka organisationer och datum datan skall exporteras från, och i vilket format. 

 Fliken “Användning” låter er få en överblick över hur mycket och var entiteten används. 

Inställningar av entitetskomponent

När ni har skapat en entitet, lägger ni till en entitetskomponent på en översiktstavla. Det finns flera inställningar att göra på komponenten. 

Under fliken allmänt väljer ni vilken entitet som ska användas i komponenten, och sedan namnger ni rubriken.  

Under “Visningsläge” kan ni välja om raderna i entiteten ska synas som en lista eller tabell. Tabell blir en excel-lik vy och listvyn blir istället kort där ni bestämmer vilken information som syns per kort. 

 Vilket läge komponenten är satt i avgör från vilka organisationer den hämtar data. Till exempel kan ni aggregera data från underliggande organisationer eller endast se data som matas in i den aktuella organisationen. Vill ni veta mer om aggregering och spegling? Kika på vår video som djupdyker i just det. 

 Om ni endast vill visa data i komponenten kan ni enkelt skrivskydda den eller gömma “Lägg till-knappen". Det går även att välja hur många objekt som max får synas i listan. 

Om ni valt “Lista” som visningsläge får ni under fliken “Listinställningar” möjlighet att anpassa utseendet på listan. Till exempel vilket av fälten som ska synas som rubrik eller om något fält ska vara dolt i listan. 

 Under fliken “Fält” kan ni förutom att justera inställningarna för de befintliga fälten även lägga till ett eller flera sorteringsfält för att anpassa hur listan sorteras. Här går också att låsa ett fält till vänster om entiten har många fält och behöver scrollas i sidleds. 

Ni kan även lägga till “Virtuella fält” som precis som beräknade fält kan visa en siffra som beror på andra fält. Det är en uträkning som antingen görs med numeriska värden eller tid.  

Fliken “Filtrering” låter er anpassa komponenten så att endast rader som uppfyller vissa krav syns i listan eller tabellen. Den här filtreringen är mer eller mindre fast, och kan användas för att sortera bort rader som har klarmarkerats, eller om endast prioriterade ärenden som har statusfärgen “röd” skall synas.  

Under fliken “Utseende” kan ni gömma komponen  thuvudet och tabellfoten, samt visa datumnavigation vilket ger er möjlighet att visa rader eller kort inom ett definierat datumspann.

I detta exemplet har vi valt listvy och aktiverat datumnavigationen med “Planerad klar” som datumfält att utgå från och korten skall visas under ett spann av 3 veckor. Såhär ser det ut:  

När ni trycker på de tre prickarna längst till höger om en rad så finns de vanliga funktionerna för att skapa förbättringar och avvikelser, men också redigeringsläget. Här kan ni enkelt ändra eller uppdatera information i raden.  
Arkiveringsfunktionen arkivererar en rad och den försvinner då ur denna vyn och hamnar i arkivet.   

Aktivitetstavlor

En aktivitetstavla beter sig ungefär som en stor entitetskomponent. Ni kan i en aktivitetstavla visa raderna i er entitet som en tabell, en utökad lista med detaljer över underuppgifter, ett GANTT-schema eller som en Kanban-tavla.  

Om ni vill använda kanban-vyn så går ni till tavlans inställningar, och väljer kanban under fliken “Allmänt”. Under fliken “Kanban” kan ni sedan välja hur korten ska se ut, precis som då “Lista” används som visningsläge för en entitetskomponent. Korten kan enkelt flyttas mellan kolumner genom drag and drop. 

Filtrering: Uppe till höger finns en snabbfiltreringsfunktion. Här kan ni enkelt filtrera på alla fält i entiteten, exempelvis alla projekt med röd status eller alla Lisas uppgifter. 

Arkiv: När ett projekt eller aktivitet är klar brukar de arkiveras, och arkivet når ni längst uppe till höger på de tre prickarna. Klicka på arkiv så öppnas arkivet där alla arkiverade rader ligger sparade. Det går att avarkivera en rad om behovet finns. Klicka på stäng arkiv för att återgå till aktivitetstavlan.  

Entiteter är alltså en kraftfull och flexibel funktion i Boards on Fire som kan anpassas efter era specifika behov – oavsett om det handlar om att hantera projekt, följa upp aktiviteter eller visualisera flöden. Genom att kombinera rätt fälttyper, vyer och inställningar kan ni skapa effektiva verktyg som stödjer ert dagliga arbete genom hela verksamheten.