Notifikationer i Boards on Fire

Håll Kontrollen med Smarta Notifieringar

Våra notifieringar säkerställer att ditt team alltid är uppdaterat och kan agera snabbt på viktig information. Genom att få notifieringar för Uppgifter, Avvikelser, Förbättringar och Besök, undviker ni att viktiga deadlines och tilldelningar missas.

De främsta funktionerna inkluderar:

• Ansvar & Deadlines: Du får notiser vid tilldelning eller borttagning av ansvarig, samt påminnelser både dagen innan och dagen efter att en deadline passerat.
• Anpassad Klarmarkering: Även på era egna entiteter kan ni ställa in så att notiser stoppas när ni klarmarkerar rader i ett specifikt fält.
• Besöksflöde: Ansvariga får omedelbart notiser i appen när ett besök registreras som ankommet.
• Tillgänglighet: Notiserna visas direkt i appen, men kan även skickas som ett sammanställt e-postmeddelande var 15:e minut om så önskas.

Observera: Notiser skickas inte när en användare tilldelar sig själv en aktivitetet. Detta gäller för uppgifter, avvikelser, förbättringar och egna entiteter. Funktionen är utformad så att notiser endast skickas när en annan användare tilldelar eller tar bort ansvarig, för att undvika onödiga meddelanden. I notisen ser du vilken användare som utfört tilldelningen eller borttagningen.

Ställ in Notifieringar för entiteter:

För att kunna aktivera notifieringar på en entitet och tilldela ansvar är det viktigt att entiteten har ett fält med datatypen "Användare". Om detta fält saknas måste du först lägga till ett sådant fält.

Gå därefter till fliken “Notifieringar”, här kan du se att det inte är aktiverat för den skapade entiteten. Börjar med att aktivera vilket fält som ska användas för att visa vem som är ansvarig över aktiviteten.

När du har valt ett fält för ansvarig och sparat inställningarna är notifieringar nu aktiverade för den valda entiteten.

Den användaren som sätts som ansvarig på aktiviteten kommer att få en notis när:

• Han eller hon tilldelas en aktivitet.
• Han eller hon tas bort som ansvarig från en aktivitet.

Deadline notifiering:

I nästa steg kan du välja om användare ska få en notis när en deadline närmar sig eller har passerat.

För att aktivera detta krävs ett datumfält i entiteten. Välj datumfältet i listan och notera att det måste ha datatypen “Datum” eller “Datum med tid”, eftersom fältet representerar uppgiftens slutdatum. (Observera att i dagsläget så går det inte att ställa in notifieringar på tidsnivå utan de går enbart mot datum)

När deadline-notiser är aktiverade skickas följande:

• En notis dagen innan uppgiften ska vara slutförd.
• En notis dagen efter om deadlinen har passerat utan att uppgiften blivit slutförd.

Notera: Om aktiviteten arkiveras räknas den som avslutad och ingen deadline-notis skickas.

Om ni inte vill använda Boards on Fires arkiveringsfunktion kan ni istället skapa ett eget fält som visar när en uppgift är klarmarkerad. Detta gör det enkelt att hålla koll på slutförda uppgifter utan att de tas bort från tavlan.

Följande fälttyper kan användas för att indikera “klarmarkerad”:

• Boolesk – Ja/Nej-värde som visar om uppgiften är slutförd.
• Status – Låt användare välja mellan olika statusfärger, t.ex. “Grön” eller “Blå”.
• Enkel entitet – Koppla uppgiften till en specifik kategori som visar att den är färdig. Ex. “Klarmarkerad” / “Färdig”.

När du har valt vilket fält som ska representerar “Klarmarkerat” behöver du även ange vilket värde som ska räknas som markerat som klart. Detta säkerställer att systemet korrekt identifierar vilka uppgifter som är färdiga.

Exempel på värden som kan användas för “Klarmarkerat”

Tillåtna värden:

• Boolesk: Ikryssad
• Status: Grön
• Enkel entitet: Slutförd

Värden som inte kan användas som klarmarkering:

• Boolesk: Ej ikryssad
• Status: Gråmarkerad
• Enkel entitet: Ej vald

Notifieringar för avvikelser

Notifieringar för avvikelser är automatiskt aktiverade och kräver ingen manuell inställning. Det du kan justera är deadline-notiser för avvikelser. Med denna funktion kan du få en notis när ett slutdatum har passerat. Eftersom avvikelser inte har ett standardfält för slutdatum behöver du först skapa ett eget fält av typen “Datum” eller “Datum och tid”, och sedan använda detta som slutdatumsfält för notifieringen.

När detta fält har valts skickas deadline-notiser på samma sätt som för vanliga entiteter:

• En dag innan slutdatum.
• En dag efter att slutdatum har passerat, om avvikelsen inte har markerats som klar eller arkiverats.

Klarmarkering för avvikelser

Till skillnad från vanliga entiteter kan man inte själv välja ett fält för klarmarkering i avvikelser. Klarmarkeringen är fördefinierad och baseras på status:

• Avvikelsen är klarmarkerad om den har status ”Slutförd”
• Avvikelsen är även klarmarkerad om den har status ”Ingen åtgärd”

När en avvikelse är klarmarkerad skickas inga fler deadline-notiser.

Notifieringar för besök:

Ankomna besök:
När ett besök registreras som ankommet får värden en notis direkt i applikationen. Detta gör det möjligt att reagera snabbt och följa upp besöket på ett smidigt sätt. Funktionen är automatiskt aktiverad och kräver ingen manuell inställning.

Notifieringar vid ändring av ansvarig:
Precis som för andra entiteter går det även i Besöksentiteten att aktivera notifiering vid ändring av ansvarig. När detta är påslaget får den ansvariga användaren en notis när de:

• Tilldelas ett besök
• Tas bort som ansvarig från ett besök

Deadline-notifieringar:
Deadline-notiser stöds inte för Besöksentiteten, eftersom entiteten inte har något slutdatumfält som motsvarar en deadline.

Notifieringscenter:
I Notifieringscentret på bilden nedan kan vi se att det tillkommit fem olika typer av notifikationer.

• Förbättring & förbättringsuppgift
• Avvikelse & Avvikelseuppgift
  
• Entitet & Entitetsuppgift
• Besök
  
• Veckoplanerare

Titelhantering för notifiering:

Titeln på en aktivitet bygger alltid på entitetens namnfält. För att titeln ska kunna visas måste namnfältet vara av datatypen Sträng eller Text.

Om namnfältet har någon annan datatyp eller om det inte finns alls, ersätts titeln automatiskt med ”Titel saknas”.

Långa titlar kortas ned automatiskt, endast de första 100 tecknen visas i notifieringsmeddelandet.

Innan titeln på objektet visas i en notifiering anges alltid vilken entitet det tillhör. Namnet hämtas enligt följande logik:

• Visningsnamnet används i första hand.
• Om inget visningsnamn finns visas istället entitetens nyckelnamn.

Detta gör notiserna mycket tydligare för användarna och är därför en bra anledning till att alltid ange ett tydligt och lättförståeligt visningsnamn för entiteterna.

Exempel:
I den första notisen saknas visningsnamn → nyckelnamnet visas.
I den andra notisen finns ett visningsnamn → det används i notisen.

Deadlinehantering

Notifieringar relaterade till deadlines fungerar på samma sätt för uppgifter, förbättringar, egna entiteter och avvikelser.

Det finns två typer av deadline-notiser:

• En dag innan deadline: Påminner användaren om att ett slutdatum närmar sig.
• En dag efter deadline: Informerar användaren om att deadlinen har passerat utan att objektet markerats som slutfört.

Observera: Ingen notifiering skickas på själva slutdatumet. Notifieringarna triggas alltid dagen innan och dagen efter, förutsatt att objektet fortfarande inte är markerat som klart.