Avvikelsemodul -användning

Boards on Fires avvikelsemodul finns till för att lättare kunna registrera, följa och mäta avvikelser. Genom att använda modulen kan ni säkerställa en effektiv hantering av avvikelser, vilket i sin tur kan leda till förbättrade processer, ökad kvalitet och en mer strukturerad arbetsvardag. 

Att registrera avvikelser är första steget i en effektiv avvikelsehantering. Med avvikelsemodulen kan användare enkelt dokumentera avvikelser direkt i systemet. En tydlig och konsekvent registrering är avgörande för att kunna analysera och åtgärda avvikelser på ett effektivt sätt. 

Avvikelsehantering är inte en engångsinsats, utan en kontinuerlig process. Genom att löpande registrera, följa och analysera avvikelser kan ni skapa en kultur där ständig förbättring är en självklarhet. 

För att registrera en avvikelse i Boards on Fire använder du vår avvikelsemodul. 

Börja med att gå till den tavla där ni hanterar avvikelser.

 Klicka därefter på knappen ”NY AVVIKELSE” för att starta avvikelserapporteringen.

• Serienummer
  Varje avvikelse tilldelas automatiskt ett unikt serienummer när den skapas. Serienumret används för att enkelt kunna söka fram, följa upp och hänvisa till rätt avvikelse i systemet.
• Börja med att välja allvarlighetsgrad. 
  Bedöm om avvikelsen är Låg, Måttlig, Betydande eller Allvarlig och välj det alternativ som bäst speglar avvikelsens påverkan.
• Titel
  Ange därefter en kort och tydlig titel som enkelt beskriver vad avvikelsen gäller.
• Avvikelsedatum*
  Ange det datum då avvikelsen inträffade. Om exakt datum är osäkert, välj det datum som ligger närmast händelsen.
• Typ av avvikelse*
  Välj den typ som bäst beskriver vad avvikelsen gäller, exempelvis kvalitet, leverans, säkerhet eller miljö.
• Kategori
  Välj den kategori som mest träffsäkert sorterar avvikelsen, så att den hamnar rätt i uppföljning och statistik.
• Organisation
  Välj vilken del av verksamheten eller avdelning som avvikelsen hör till.
• Ansvarig
  Ange vem som är ansvarig för att följa upp avvikelsen.
• Vad har hänt?
  Beskriv kortfattat och tydligt själva händelsen eller problemet så att det går att förstå utan ytterligare förklaringar.

 Därefter kan du klicka på “SKAPA AVVIKELSE”.
Du har då två alternativ:

1.  Fortsätta direkt och fylla i resten av avvikelserapporten, eller
2. Spara avvikelsen och komplettera resterande information vid ett senare tillfälle.

BILD HÄR PÅ HELA FORMULÄRET ELLER LIKNANDE 

Du kan även se när avvikelsen skapades och av vem. Om avvikelsen uppdateras med ny information visas det också här. Dessutom ser du vilken status avvikelsen har.

Statusar i systemet:

Registrerad
När du skapar en avvikelse och klickar på ”Spara”.

Beskriven 
När du har lagt till en beskrivning under rubriken ”Vad har hänt?”.

Ingen åtgärd
När du markerar alternativet ”Ingen åtgärd” under rubriken ”Utredning”.

Planerad
När du lägger till en eller flera uppgifter under rubriken ”Åtgärder”.

Utredd
En utredning har dokumenterats under fliken “Utredning”

Slutförd
När samtliga åtgärder är avcheckade och markerade som ”Slutförd” under rubriken ”Åtgärd”.

Delegera till annan organisation
Om avvikelsen berör en annan del av verksamheten kan du delegera den vidare till rätt organisation.

Avvikelsen ligger kvar på originaltavlan där den registrerades, men skickas samtidigt till den nya organisationen för vidare hantering. På så sätt behålls spårbarheten samtidigt som rätt avdelning tar över ansvaret.

Kommentar vid delegering
När du delegerar en avvikelse kan du lägga till en kommentar. Använd kommentaren för att tydligt förklara varför avvikelsen delegeras och vad den nya organisationen förväntas göra. Detta minskar risken för missförstånd och gör överlämningen tydlig.

Bilder
Du kan lägga till bilder i avvikelsen för att tydligt visa vad som hänt. Bilder kan till exempel användas för att dokumentera skador, felaktigheter eller andra observationer, vilket gör det enklare för ansvariga att förstå och åtgärda problemet.

Egna fält
Du kan lägga till egna fält i avvikelsen för information som är specifik för just er verksamhet. Egna fält kan till exempel användas för interna referenser, extra kategorisering eller särskilda uppgifter som inte finns i standardformuläret. Det gör det lättare att anpassa avvikelserapporten efter era behov.

Risk 
I detta fält gör du en riskbedömning av avvikelsen. Här bedömer du hur allvarlig avvikelsen kan bli för verksamheten, säkerheten eller kvaliteten, och anger vilka konsekvenser som kan uppstå.

1. Sannolikhet – hur troligt det är att avvikelsen händer igen.
2. Konsekvens – vilken påverkan avvikelsen kan få på verksamheten, säkerheten eller kvaliteten.

Utredning
I utredningsdelen analyserar du orsaken till avvikelsen.

1. Five Whys – använd metoden för att ställa frågan “Varför?” fem gånger för att hitta grundorsaken.
2. Orsak till avvikelsen – skriv en tydlig förklaring till varför avvikelsen uppstod baserat på analysen.

Detta hjälper till att identifiera rotorsaken och förebygga att samma problem uppstår igen.

Orsakande organisation
Här anger du vilken organisation, avdelning eller enhet som är ansvarig för att avvikelsen uppstod.

Ingen åtgärd
Om avvikelsen inte kräver någon åtgärd kan du markera den som ”Ingen åtgärd” under rubriken Utredning. Detta dokumenterar att avvikelsen har bedömts, men att ingen vidare insats behövs, samtidigt som den fortfarande finns registrerad för spårbarhet.

Orsak till att ingen åtgärd vidtas
När du markerar en avvikelse som Ingen åtgärd ska du också ange varför ingen åtgärd behövs. Exempel kan vara att avvikelsen inte påverkar säkerhet, kvalitet eller drift, eller att den redan har hanterats på annat sätt. Detta skapar tydlighet och dokumentation för framtida uppföljning.

Åtgärder
I detta avsnitt anger du de konkreta steg som ska vidtas för att åtgärda avvikelsen.

För varje åtgärd kan du specificera:

• Vad som ska göras
• Vem som är ansvarig
• När åtgärden ska vara klar

Förbättringar
Här skapar du förbättringsåtgärder som syftar till att förhindra att samma avvikelse uppstår igen.

Det kan exempelvis vara nya rutiner, processförbättringar eller utbildning. För mer information om hur ni kan arbeta med förbättringsåtgärder, se vår guide HÄR!