Olika sätt att integrera med Boards on Fire

I dialogen med nya kunder får vi ofta tidigt frågan om det går att integrera Boards on Fire med andra system för att automatiskt hämta in och uppdatera data. Svaret är – javisst det går alldeles utmärkt. Och det behöver inte ens vara särskilt komplicerat.

Finns data tillgänglig någonstans ifrån så går det också att hämta in informationen och visualisera den i Boards on Fire. Det kan vara data från exempelvis ERP, CRM, MES, PLM, produktionssystem, ledningssystem, maskinpark eller andra system. En integration kan lösas på olika sätt beroende förutsättningarna i varje enskilt fall. I videon nedan förklarar vi tre olika sätt att integrera med Boards on Fire, bland annat filintegration med CSV-fil via SFTP och hur du kan skicka data från Power BI med hjälp av Power Automate. Vill du hellre läsa dig till samma information är det bara att scrolla vidare ner.

Integrera med Boards on Fire

Det finns några olika sätt att integrera andra system med Boards on Fire för att automatiskt hämta in och uppdatera data i våra lösningar. Vet du bara vilken data du vill åt och var den finns tillgänglig så är det i de allra flesta fall enkelt för Boards on Fire att ta emot din data. Men vi ska ta det hela från grunden och starta i Boards on Fire. Våra kunder har tavlor för digital daglig styrning som är uppbyggda av olika komponenter för att följa exempelvis nyckeltal inom olika områden, bemanning, avvikelser, förbättringar och så vidare.

Och om vi kikar under inställningar på en komponent så kan vi se att alla komponenter är kopplade till något vi kallar en datakälla.

I det här fallet heter den Quality. Det är i datakällan som all data lagras oavsett om den matas in manuellt i Boards on Fire eller hämtas in från något annat system. När man skapar en ny datakälla sätter man ett namn på den och skapar ett eller flera fält för data som ska hanteras.  

I det här fallet är det två fält - mål och utfall - som båda är av datatypen nummer. Men vi stöder även en rad andra datatyper, vilket gör att vi kan bygga upp datamodellen i Boards on Fire utifrån hur den ser ut i ert affärssystem eller andra system ni vill hämta data ifrån.

REST-API i Boards on Fire

När man lägger till en ny datakälla så skapas det direkt ett REST-API mot den datakällan med dokumentation enligt OPEN API-standard som finns tillgänglig inne i Boards on Fire och det är det man använder för att integrera. 

Där finns de vanliga REST-actions som brukar användas, men även en IMPORT som är till för att kunna hantera mängder med data i bulk samtidigt. För det är ofta det som ska göras vid en integration – man hämtar med jämna mellanrum flera rader data som uppdateras kontinuerligt och så gör vi en upsert som det kallas på databas-språk – finns inte raden så lägger vi till den, finns den så uppdaterar vi den. Så det är vanligt att det är just den här endpointen som används vid integrationer med Boards on Fire.

Nu ska vi då gå in på hur en sådan integration kan gå till – det finns nämligen ett par olika sätt att göra det på som kräver olika stor insats. 

Integration via integrationsklient

Idag finns visserligen fler och fler datakällor publikt ute på webben, men i 99% av fallen ligger all data du som kund till oss vill få in automatiskt i Boards on Fire innanför era brandväggar – och varken ni eller vi har något intresse av att öppna upp en tunnel genom er brandvägg. 

Så för att kunna få ut den här datan som bara är tillgänglig för er till oss så behöver det byggas någonting som heter en integrationsklient och vad den gör är att ansluta till en datakälla – i det här fallet är det en databas, men det kan likaväl vara ett affärssystem, ett API, en Excel-fil eller någon annanstans där ni har er data tillgänglig.  

Integrationsklienten hämtar datan och mappar sedan om den så den passar strukturen som ni satte upp tidigare när ni skapade datakällan i Boards on Fire. 

Datan skickas till vårt API, vi lagrar den i vår databas och meddelar alla komponenter på era Boards on Fire-tavlor som visar data från den datakällan att nu finns det uppdaterad data och så görs en refresh som ser till det alltid är den senaste datan som visas på tavlorna. 

Det här sättet att integrera fungerar bra, men det kräver ju en del resurser. Ni behöver en utvecklare som bygger integrationsklienten, ser till att den hämtar och mappar data korrekt och uppdaterar klienten vid behov. Oavsett om ni har de resurserna internt eller samarbetar med någon IT-konsult så är det alltså en viss kompetens och utvecklingsinsats som behövs. 

Integration med .CSV-fil via SFTP

För att komma runt detta och göra integration ännu enklare för våra kunder har vi tagit fram ytterligare ett sätt att integrera med Boards on Fire. En filintegration där det enda ni egentligen behöver göra är att kontinuerligt ladda upp en csv-fil till oss via SFTP. 

Den lagras på vår Azure storage – och där har vi en trigger som gör att så fort csv-filen uppdateras så startar vi automatiskt upp ett integrationsjobb som läser in filen och sen har vi en konfiguration som berättar vilken kolumns värde i csv-filen som ska mappas till vilket fält i datakällan i Boards on Fire.

 

När mappningen är gjord så skickas datan till vårt API och därefter uppdateras alla aktuella komponenter i Boards on Fire precis på samma sätt som i exemplet med integrationsklienten. 

Skillnaden är att med filintegrationen har vi egentligen tagit bort behovet av en utvecklare genom att mappa upp datan åt er. Och numera är det oftast det här som gäller, vi gör knappt integrationsklienter längre. 

Integration via Power BI + Power Automate

Till sist ska vi gå igenom ytterligare en möjlighet som är väldigt smidig för alla våra kunder som använder Microsofts Power BI för dataanalys och rapporter.  

Data som du hämtar in i Power BI kan du i ett nästa steg enkelt skicka vidare in i Boards on Fire helt automatiskt med hjälp av Power Automate, det är ett annat verktyg i Microsofts Power Platform som är till för att just automatisera arbetsflöden, uppgifter och processer i olika program och tjänster.

I det här exemplet har vi tagit vår egen säljstatistik från vårt CRM-system, vi har skapat en datakälla i Power BI för att hämta in datan där via Upsales API, Power BI-rapporten med säljsiffrorna har vi sedan publicerat till Power BI service. Allt detta är grundläggande för den som jobbar i Power BI och även när vi nu tar det vidare med Power Automate så är det relativt lätt. I Power Automate har vi skapat ett flöde som utför en uppgift i några enkla steg: 

Vid angivet tidsintervall – i det här fallet varje dag – ska datasetet hämtas från Power BI-rapporten och refreshas för att se till att det är de senast uppdaterade siffrorna som kommer med. Därefter ställs en fråga mot datasetet – det skapas en csv-tabell och den csv-tabellen skickas via SFTP till vår SFTP-server där den lagras.  

När csv-filen väl hamnar på SFTP-servern tar vår integrationsmotor över –  mappar om datan och uppdaterar alla tavlor i Boards on Fire på precis samma sätt som med filintegrationen i det tidigare exemplet. 

Såna här kopplingar mellan Power BI och Boards on Fire via Power Automate blir fler och fler i takt med att våra kunder upptäcker hur enkelt det är. Och det är verkligen superbra lösning både för er och för oss i och med att ni hanterar er data själva, vi har ingen access överhuvudtaget och ni väljer exakt vad ni vill skicka in i Boards on Fire.