“Boards on Fire har ökat engagemanget hos samtliga medarbetare.”

Tydliga resultat med Boards on Fire

Digitala pulstavlor för daglig styrning i kombination med tavlor för ständiga förbättringar och takttavlor som visualiserar produktionen i realtid för medarbetarna ute i verksamheten. Det är några av de delar i Boards on Fire-upplägget som vuxit fram och anpassats över tid för Scapas fabrik med 75 anställda i småländska Alvesta.

– I Alvesta tillverkar vi sängar, i huvudsak för den svenska marknaden. Men planen är att växa ut i Europa, vilket vi har både utrymme och kapacitet att göra. Den resan har redan påbörjats så smått på den tyska marknaden, berättar Miika Porkola.

Scapa har dessutom ytterligare fem fabriker med drygt 700 anställda i och omkring Kaunas i Litauen. En anläggning är direkt underleverantör till Alvesta, en är inriktad på volymproduktion till Ikea, två producerar soffor och fåtöljer till nordeuropeiska marknaden och den femte fylls i dagsläget av blandad möbelproduktion.

Kan du berätta lite om hur ni jobbar med daglig styrning i Boards on Fire?

– Varje morgon hålls fem gruppmöten ute i verksamheten och informationen från grupptavlorna i Boards on Fire uppdaterar automatiskt pulstavlan för produktionsledningen som håller sitt möte en stund senare. Där får vi en överblick av hur fabriken går just nu. Vi går igenom bemanning, hälsa och säkerhet, produktionssiffror och logistik. Vi kollar av orderingången framåt och kan ta snabba beslut om förändringar i planeringen utifrån den informationen. Vi hanterar avvikelser, delegerar dagspuckar och får också överblick över förbättringsarbetet, säger Miika Porkola.

Vilka fördelar har Boards on Fire inneburit för er i det sammanhanget?

– Det finns många fördelar. Tidigare hade vi dubbelt så långa möten med både sämre innehåll och struktur. Med Boards on Fire har vi samlat allt på ett ställe, vi får bättre koll och effektivare möten. Medarbetare kan delta på distans om det behövs och det har blivit väldigt mycket enklare att dela information och delegera uppgifter. Det har lett till att vi nu har fler som kan och framförallt vill ta ansvar. Ökat engagemang bland alla medarbetare helt enkelt.

Hur märker du av det ökade engagemanget?

– Fler frågor, fler idéer, fler förbättringsförslag och fler genomförda förbättringar. Det är en sida av det. Ökad produktivitet är en annan. Vi har gått från en produktivitet på 56 procent för några år sedan till att idag takta på hela 92 procent. Det finns förstås många faktorer som spelar in där, men Boards on Fire har definitivt bidragit starkt till den utvecklingen, säger Miika Porkola.

Vi har gått från en produktivitet på 56 procent för några år sedan till att idag takta på hela 92 procent.

En annan viktig aspekt som Miika Porkola lyfter fram är att i och med att Boards on Fire gjort det enklare att delegera uppgifter och fördela ut ansvar så har produktionsledarna fått mer tid över för sin personal. Lyssna, coacha och utveckla på individnivå.

– Vi har också valt att vara väldigt transparenta och visualisera samma information till alla medarbetare via Boards on Fire. Allt från produktionstakt för de olika grupperna till ekonomiska nyckeltal som visar hur det faktiskt går för företaget. Det har ökat delaktigheten.

Produktionstakten i förhållande till satta veckomål uppdateras i stort sett i realtid på stora skärmar ute i verksamheten. På lagret visualiserar Boards on Fire antal plockade kubikmeter för varje medarbetare, vilket har lett till ett stort kliv framåt i effektivitet. Bättre koll på nuläget har även gjort det möjligt att på ett smart sätt fördela om tillgänglig personal dit de behövs mest för stunden.

Om du blickar framåt, hur vill du utveckla användningen av Boards on Fire på Scapa?

– Vi har helt sedan starten haft ett mycket bra samarbete med Boards on Fire när det gäller att anpassa deras lösningar till våra behov, så på den banan vill vi såklart fortsätta. Genom att integrera mer med andra system vi använder kan vi samla informationen i Boards on Fire och ha den lättillgänglig där. Sedan vill vi jobba vidare med att implementera det på fabrikerna i Litauen i större utsträckning, säger Miika Porkola.

Sex års arbete med Boards on Fire

Det har nu gått sex år sedan de började använda Boards on Fire i sin verksamhet, och mycket har hänt sedan dess. I maj 2025 besökte vi Scapas fabrik i Alvesta och passade på att prata med produktionschefen Andreas Knobloch om hur arbetet har utvecklats, vilka effekter de sett, och hur de ser på framtiden.

– Vi använder fortfarande Boards on Fire dagligen i våra pulsmöten, i produktionen och i övriga delar av kedjan. Engagemanget är fortsatt högt och intresset för att lämna förbättringsförslag har ökat, vilket hjälper oss att utveckla och effektivisera produktionen. Varje arbetsstation är utrustad med minst en Boards on Fire-tavla, vilket gör det både enklare och mer motiverande att följa upp produktionen, säger Andreas. 

Andreas förklarar vidare att de bästa idéerna ofta kommer från golvet, och att Boards on Fires digitala lösning är så uppskattad att den även har implementerats i deras fabriker i Litauen, där den används för att följa upp levererad produktion. Fabriken i Alvesta har dagliga möten med fabrikerna i Litauen och kan snabbt vidarebefordra viktig information mellan anläggningarna tack vare Boards on Fire.

Avslutningsvis betonar Andreas att Boards on Fire är en nyckelfaktor för att kunna leverera rätt produkt, i rätt tid och med rätt kvalitet. Speicifkt med hänseende till att det möjliggör tydlig visualisering.